Správa produktů na Shoptetu: hromadné úpravy bez zbytečného klikání
Potřebujete změnit ceny, dostupnost, kategorie nebo popisy u desítek či stovek produktů?
Otevírat každý produkt zvlášť, upravit ho a znovu uložit funguje u několika položek. U většího katalogu se ale z jednoduchého úkolu rychle stane práce na mnoho hodin.
Na Shoptetu lze řadu změn provést hromadně – přímo v administraci nebo pomocí exportu a následného importu produktů. Správně zvolený postup šetří čas a snižuje množství rutinního klikání. Zároveň je ale potřeba vědět, která data měnit, jak připravit soubor a co před importem zkontrolovat.
Kdy už ruční úpravy přestávají dávat smysl
Upravujete-li pět produktů, ruční práce může být nejrychlejší. Jestliže se ale stejná změna týká padesáti, pěti set nebo několika tisíc položek, vyplatí se hledat hromadné řešení.
Typicky jde například o situace, kdy potřebujete:
- změnit ceny nebo připravit sezónní přecenění,
- upravit dostupnost a skladové informace,
- přesunout produkty do jiných kategorií,
- doplnit nebo sjednotit výrobce, značky a parametry,
- opravit názvy, krátké popisy nebo podrobné popisy,
- nastavit příznaky, viditelnost či související produkty,
- zkontrolovat a vyčistit produktová data před sezónou nebo kampaní.
Nejde přitom jen o počet produktů. Hromadná úprava dává smysl také tehdy, když je důležitá jednotnost. V tabulce se například snáz odhalí rozdílně zapsaný výrobce, chybějící údaj nebo cena, která se vymyká ostatním.
Dvě cesty k hromadným úpravám na Shoptetu
1. Hromadná editace přímo v administraci
Pro jednodušší změny může stačit přehled produktů v administraci. Vybrané položky lze hromadně upravit například z hlediska viditelnosti nebo příznaků. Přehled dostupných možností najdete v oficiálním návodu Produkty – základy v Shoptet Podpoře.
Tato cesta je vhodná, když potřebujete provést jednu přehlednou změnu u jasně vybrané skupiny produktů. Výhodou je, že nemusíte pracovat s tabulkou ani nahrávat soubor zpět do e-shopu.
2. Export, úprava tabulky a zpětný import
U větších nebo složitějších zásahů bývá efektivnější produkty vyexportovat, potřebné údaje upravit v tabulce a změny naimportovat zpět. Shoptet umožňuje export produktů například do formátů CSV a XLSX. Vlastní typ exportu navíc umožní vybrat jen sloupce, se kterými opravdu potřebujete pracovat.
Konkrétní postup popisuje Shoptet v návodu Export produktů. Pro následné nahrání upravených dat je k dispozici také podrobný návod Import produktů.
Návod je dobrý základ, ale samotný import nemusí být pro každého příjemná rutina. Při práci s ostrými daty e-shopu je pochopitelné mít obavu, zda se produkty správně spárují, jestli se omylem nepřepíše jiný údaj nebo zda zvolená možnost importu nezasáhne více položek, než bylo v plánu.
Co lze pomocí exportu a importu upravovat
Možnosti závisí na typu dat, nastavení e-shopu a zvoleném exportu. Nejčastěji se tímto způsobem pracuje s těmito údaji:
- ceny a akční ceny – například při plošném zdražení nebo přípravě slevové akce,
- sklad a dostupnost – úprava množství, dostupnosti nebo souvisejících údajů,
- kategorie – přesun produktů nebo doplnění dalšího zařazení,
- názvy a popisy – opravy, sjednocení formátu nebo doplnění chybějících textů,
- výrobci a parametry – čištění a sjednocování hodnot důležitých také pro filtrování,
- viditelnost a příznaky – například skrytí vybraných položek nebo označení novinek,
- varianty a produktové kódy – zde je potřeba zvýšená opatrnost, protože správné vazby mezi údaji jsou zásadní.
Nejbezpečnější není exportovat automaticky všechno. Pokud chcete měnit pouze ceny, bývá rozumné pracovat jen s identifikátorem produktu a sloupci, které jsou pro změnu skutečně potřeba. Čím přehlednější soubor je, tím lépe se kontroluje.
Nejčastější chyby při hromadné úpravě produktů
Hromadná změna je rychlá právě proto, že jeden krok může ovlivnit mnoho produktů najednou. Stejná vlastnost ale znamená, že se případná chyba může projevit ve velkém rozsahu.
- Chybějící nebo změněný identifikátor produktu. Systém musí spolehlivě poznat, který řádek patří ke kterému produktu či variantě.
- Úprava zbytečně velkého množství sloupců. V souboru mohou zůstat hodnoty, které jste měnit nechtěli, ale při importu se přesto přepíšou.
- Nesprávný formát buněk. Tabulkový program může pozměnit kódy začínající nulou, datum, desetinná čísla nebo jiné hodnoty.
- Záměna prázdné buňky za pokyn ke smazání či ponechání hodnoty. Chování závisí na pravidlech a nastavení importu, proto je vhodné řídit se aktuální dokumentací Shoptetu.
- Nevhodně zvolená možnost importu. Některé volby mohou ovlivnit produkty nebo varianty, které v nahrávaném souboru nejsou.
- Import bez předchozí kontroly. Překlep ve vzorci nebo špatně zkopírovaná hodnota se při stovkách řádků násobí.
Před větší úpravou si vždy ponechte původní export, zkontrolujte nastavení importu a změnu nejprve vyzkoušejte na malé skupině produktů. Po importu projděte jeho výsledek i několik upravených položek přímo v administraci a na e-shopu.
Kolik času může hromadná úprava ušetřit
Představme si modelový příklad: u 200 produktů potřebujete upravit cenu, příznak a zařazení do kategorie. Pokud ruční otevření, změna a kontrola jednoho produktu zabere průměrně dvě minuty, dostanete se přibližně na šest a půl hodiny práce.
Při dobře připraveném exportu lze změny vytvořit v tabulce, zkontrolovat a následně nahrát najednou. Skutečná úspora záleží na stavu dat a složitosti zadání, ale místo opakovaného klikání věnujete čas hlavně přípravě pravidel a kontrole výsledku.
Hromadná úprava tedy neznamená „bez práce“. Znamená, že se práce přesune od mechanického přepisování k promyšlené přípravě a kontrole.
Kdy se do úpravy pustit svépomocí
Samostatný postup může být vhodný, pokud:
- přesně víte, které hodnoty chcete změnit,
- pracujete s menším a přehledným souborem,
- umíte bezpečně pracovat s tabulkami,
- máte čas výsledek důkladně zkontrolovat,
- a případnou chybu dokážete rychle rozpoznat a napravit.
Pokud si chcete postup nejprve nastudovat, doporučuji začít již zmíněnými návody pro export produktů a import produktů. Dokumentaci si projděte i tehdy, pokud jste import prováděli dříve – jeho pravidla a možnosti se mohou vyvíjet.
Kdy se vyplatí externí správa produktů
Pomoc zkušeného člověka dává smysl, když je produktů hodně, data nejsou jednotná nebo změna zasahuje více údajů současně. Stejně tak tehdy, když sice máte návod, ale nechcete riskovat chybu v živém e-shopu nebo věnovat několik večerů práci, kterou potřebujete udělat jen občas.
Externě lze zajistit například:
- kontrolu současného stavu produktových dat,
- návrh nejbezpečnějšího postupu úpravy,
- přípravu a kontrolu importního souboru,
- hromadné přecenění, změny kategorií nebo parametrů,
- opravy a sjednocení produktových údajů,
- kontrolu výsledku po provedené změně.
Více o tom, s čím vám mohu pomoci, najdete v nabídce služeb. Pro základní představu o ceně se můžete podívat také do ceníku.
Potřebujete upravit desítky nebo stovky produktů?
Nemusíte trávit hodiny ručním klikáním ani se pouštět do importu, u kterého si nejste jistí výsledkem. Napište mi, co potřebujete změnit a přibližně kolika produktů se úprava týká. Navrhnu vhodný postup a předem vám sdělím odhad potřebného času.